Herramienta de Gestión de Proyectos

Una estructura de análisis de trabajo (EDT, por sus siglas en español, estructura de desglose de trabajo; o WBS, por sus siglas en inglés, work breakdown structure;) es una herramienta de gestión de proyectos que se utiliza para definir y gestionar los entregables de un proyecto. La EDT es una estructura jerárquica que desglosa actividades complejas en partes más manejables y permite que los usuarios vean cada entregable que debe completarse para alcanzar el objetivo general de un proyecto. 

Mientras la mayoría de las herramientas de gestión de proyectos se centran en acciones planificadas, la EDT se centra en resultados previstos. Una WBS cuidadosamente organizada puede ayudar a que el gerente del proyecto supervise más eficientemente la conclusión de tareas complicadas dentro de un proyecto. Una EDT con tareas mensurables y claramente definidas también puede permitir que la gerencia del proyecto asigne costos y fechas de entrega precisos a un proyecto, lo que simplificará la planificación y el seguimiento del proyecto. 

Es un desglose orientado a los resultados de un proyecto que divide los resultados del proyecto en subresultados y paquetes de trabajo que definen el trabajo, la duración y los costos de las tareas que deben llevarse a cabo.

Tiene una estructura jerárquica. Normalmente, es mejor tener tres niveles de descomposición en un EDT. En el caso de un proyecto más complejo, se puede añadir un cuarto y un quinto nivel.

Los beneficios de las estructuras de ruptura de trabajo son:

• Visualiza el alcance del proyecto, facilitando la planificación
• Facilita la asignación de responsabilidades con precisión al equipo del proyecto
• Ayuda a identificar los hitos del proyecto y los puntos de control
• Ayuda a estimar el tiempo y el costo del proyecto y a asignar recursos
• Visualiza partes importantes de un proyecto y ayuda a identificar áreas de riesgo
• Ayuda a establecer plazos claros para el proyecto y asegurar que ningún trabajo se duplique o se pase por alto

Por otro lado, las piezas clave que podrías incluir en la estructura de desglose del trabajo son:

1.- Diccionario de la EDT. El diccionario de la estructura de desglose del trabajo es un excelente punto de partida para comenzar a elaborar la estructura de un proyecto nuevo. A pesar de que no es un diccionario tradicional, el propósito principal de este diccionario es explicar cada tarea en mayor detalle (nombres de las tareas, descripciones, entregas, presupuesto, logos, etc)

2.- Descripción de la tarea. Entre las descripciones de las tareas se incluyen el nombre de la tarea y una breve descripción de los objetivos. El objetivo de la descripción de la tarea es que los miembros del equipo puedan reconocer fácilmente de qué tarea se trata en el menor tiempo posible. Así que no te enredes con agregar muchos detalles. 

3.- Responsable de la tarea. El encargado de la tarea es una pieza importante que hay que incluir, para atender, en esencia, a dos motivos fundamentales: la responsabilidad y las comunicaciones. Mientras más fácil sea encontrar las respuestas, más rápido se terminarán las tareas

4.- Presupuesto de la tarea. Si bien no siempre es necesario, los proyectos para los que se requieren grandes presupuestos también demandan un seguimiento más estrecho. Conviene asignar topes específicos de presupuesto para las tareas, a fin de que sea más sencillo dar seguimiento a cómo te encuentras con respecto al presupuesto asignado. 

5.- Fecha de finalización. No debería llamarnos la atención oír que dar seguimiento a la fecha de finalización esperada es un detalle muy importante. Dicho esto, es fundamental estar preparados para posibles modificaciones a la fecha de finalización. 

6.- Estado de la tarea. Junto con el seguimiento en el cronograma, documenta el estado de tareas. Será importante para hacer controles rápidos del progreso. Hay algunas formas diferentes de registrarlo, pero muchos equipos usan las opciones “activa”, “en progreso” y “finalizada”

Para delinear los EDT podemos utilizar cualquiera de estas estructuras de desglose de trabajo como puede ser:

Hoja de cálculo EDT: puede estructurar su WBS de manera eficiente en una hoja de cálculo, anotando las diferentes fases, tareas o entregas en las columnas y filas.

Diagrama de flujo EDT: puede estructurar su WBS en un flujo de trabajo esquemático. La mayoría de los ejemplos y plantillas de WBS que puede encontrar son diagramas de flujo.

Lista EDT: puede estructurar su WBS como una lista simple de tareas o entregables y subtareas. Este es el enfoque más directo para hacer una EDT.

Diagrama de Gantt de la estructura de desglose del trabajo. Puede estructurar su WBS como un diagrama de Gantt que representa tanto una hoja de cálculo como una línea de tiempo. Con una EDT estructurada en diagramas de Gantt, puede vincular dependencias de tareas y mostrar hitos del proyecto.

Tableros Kanban son similares a los cronogramas, pero difieren en la manera en que están organizados a nivel visual. En vez de estar organizados en líneas horizontales, están diseñados para que se vean como tableros (diferente a como se ven las tareas conectadas en los cronogramas)

Una estructura de desglose del trabajo es, en esencia, el plan condensado de un proyecto organizado visualmente de forma jerárquica. Es decir, contiene todo lo que tendría una buena carta del proyecto, que contiene el 100% del trabajo definido en los elementos de la estructura de desglose del trabajo como los objetivos, las entregas, los cronogramas y los participantes clave. 

«Divide y Vencerás».

Julio Cesar